¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa el registro de exámenes médicos ocupacionales?

Cinco años posteriores al suceso. El artículo 35 del DS 005-2012-TR fija 20 años para el registro de enfermedades ocupacionales, 10 para los de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos y 5 para «los demás registros», entre ellos el de exámenes médicos ocupacionales (artículo 33 b). Los eventos de los últimos 12 meses van en un archivo activo y después en un archivo pasivo, en medios físicos o digitales.

¿Cuánto tiempo guarda la clínica la historia clínica del trabajador?

Veinte años desde la última atención, según la NTS N.° 139-MINSA/2018/DGAIN: cinco en archivo activo y quince en archivo pasivo. Después, la historia se transfiere al órgano de administración de archivos, que propone su eliminación ante el Archivo General de la Nación o su conservación. Si el trabajador vuelve a atenderse, su historia regresa al archivo activo.

¿Qué pasa con los trabajadores expuestos a agentes cancerígenos?

Su historia clínica se conserva un mínimo de 40 años después de terminada la exposición, en el archivo especial de la clínica y con mayores medidas de seguridad (NTS 139, numerales 4.3.1 y 5.3.1, que remiten a los artículos 19 y 20 del DS 039-93-PCM). Además, la RM 312-2011/MINSA pide conservar 40 años toda evaluación médico ocupacional en custodia del médico ocupacional (numeral 6.6.6).

¿Puede el trabajador pedir su historia clínica? ¿A quién?

Sí. El artículo 29 de la Ley 26842 obliga al médico a darle copia de su historia clínica cuando la solicite, a su costo. Se pide a la clínica que hizo el examen: la NTS 139 obliga a las IPRESS a entregar copia autenticada en un plazo máximo de cinco días (numeral 4.2.14). La clínica no entrega esa información a terceros, incluido su empleador, sin su autorización expresa y por escrito (NTS 139, numeral 5.3.1, apartado 8; RM 312-2011/MINSA, numeral 6.7.6).

¿Qué recibe la empresa y qué no?

Según el artículo 102 del DS 005-2012-TR (texto del DS 001-2021-TR), el médico informa al empleador únicamente las condiciones generales del estado de salud colectiva de los trabajadores; el informe con los resultados completos y el certificado de aptitud (o el informe médico ocupacional en el retiro) los recibe el trabajador. Los resultados son confidenciales y no pueden usarse para discriminar (artículo 71 b) de la Ley 29783). Con el consentimiento informado que firma el trabajador, la empresa recibe una copia del CAMO con la aptitud y las restricciones, sin diagnósticos.

¿Qué pasa con la historia clínica si la empresa cambia de clínica?

Se queda en la clínica que atendió al trabajador, que debe conservarla sus 20 años (NTS 139); en minería, el artículo 123 del DS 024-2016-EM manda archivarla en el centro médico donde se hizo el examen. El trabajador puede pedir copia (artículo 29 de la Ley 26842) o autorizar por escrito que se entregue a la nueva clínica. La RM 312-2011/MINSA prevé, para contratos temporales de corta duración, que el nuevo servicio pida copia del examen pre ocupacional al anterior con autorización del trabajador (numeral 6.4.3 d).

¿Qué revisa SUNAFIL sobre el registro de exámenes médicos ocupacionales?

Que exista y esté al día: es uno de los registros obligatorios del sistema de gestión (artículo 33 b) del DS 005-2012-TR). Para su exhibición en una inspección, el artículo 35 pide un archivo activo con los eventos de los últimos 12 meses y un archivo pasivo con los plazos de conservación; si la inspección pide información anterior a esos 12 meses, debe dar un plazo razonable para presentarla. El artículo 28 de la Ley 29783 exige que los registros estén actualizados y a disposición de la autoridad, respetando la confidencialidad.

Examen médico ocupacional

¿Cuánto tiempo se conservan los exámenes médicos ocupacionales?

Los exámenes médicos ocupacionales se conservan en tres sitios y con tres plazos: la empresa guarda su registro 5 años, la clínica guarda la historia clínica del trabajador 20 años (5 en archivo activo y 15 en pasivo) y el médico ocupacional custodia las evaluaciones 40 años. Explicamos qué dice cada norma, qué recibe la empresa y qué el trabajador, y cómo se pide copia de la historia.

Elaborado y revisado por el equipo de Prevecón · Revisado el 27 de octubre de 2026

Cuando una empresa pregunta cuánto tiempo hay que conservar los exámenes médicos ocupacionales, la respuesta depende de qué documento es y de quién lo guarda. El registro de exámenes médicos ocupacionales del empleador es uno de los registros obligatorios del sistema de gestión de SST y se conserva 5 años (artículos 33 y 35 del DS 005-2012-TR). La historia clínica del trabajador la guarda la clínica que hizo el examen: 5 años en archivo activo y 15 en archivo pasivo (NTS N.° 139-MINSA/2018/DGAIN). Y la documentación de la vigilancia de la salud queda en custodia del médico ocupacional, que conserva las evaluaciones 40 años (numeral 6.6.6 de la RM 312-2011/MINSA). Son tres obligaciones distintas que se cumplen a la vez. Los 20 años que muchos citan corresponden al registro de enfermedades ocupacionales, no al de exámenes médicos.

Tres sujetos, tres plazos

Cada documento tiene su custodio y su plazo. Esta tabla resume los tres; el resto de la guía los explica uno a uno:

Quién lo guarda	Qué guarda	Cuánto tiempo	Norma
La empresa (empleador)	El registro de exámenes médicos ocupacionales del sistema de gestión de SST	5 años posteriores al suceso; los eventos de los últimos 12 meses en archivo activo y después en archivo pasivo	DS 005-2012-TR, artículos 33 b) y 35
La clínica (IPRESS)	La historia clínica del trabajador, con sus atenciones y resultados	5 años en archivo activo desde la última atención y 15 en archivo pasivo: 20 en total; mínimo 40 años si hay cáncer ocupacional	NTS N.° 139-MINSA/2018/DGAIN, numerales 4.3.2 y 5.3.1
El médico ocupacional	La documentación de la vigilancia de la salud de los trabajadores, en expedientes personales y confidenciales	Las evaluaciones médico ocupacionales se conservan 40 años	RM 312-2011/MINSA, numerales 6.6.6 y 6.7.6

El plazo más citado, 20 años, no es el del examen médico: es el del registro de enfermedades ocupacionales (artículo 28 de la Ley 29783, en el texto de la Ley 30222, y artículo 35 de su Reglamento). El registro de exámenes médicos ocupacionales entra en «los demás registros», que se conservan 5 años.

Lo que guarda la empresa: el registro de exámenes médicos ocupacionales

El artículo 33 del DS 005-2012-TR lista los registros obligatorios del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, y su literal b) es el registro de exámenes médicos ocupacionales. Qué otros registros exige la norma lo explicamos en la guía de la Ley 29783.

El artículo 35 fija los plazos: «El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un período de veinte (20) años; los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al suceso; y los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso». El registro de exámenes médicos ocupacionales está entre «los demás registros»: 5 años. Si tu empresa tiene trabajadores expuestos a agentes cancerígenos, mira más abajo: para ellos el plazo del empleador es otro.

El mismo artículo organiza el archivo en dos niveles. Para la exhibición en una inspección, el empleador cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos 12 meses; después pasan a un archivo pasivo, que se conserva por los plazos anteriores. Los dos pueden llevarse en medios físicos o digitales. El artículo 28 de la Ley 29783 añade que los registros deben estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad competente, respetando el derecho a la confidencialidad.

Qué va en ese registro y qué no

El registro guarda la evidencia de que el examen se hizo y su resultado: el certificado de aptitud médico ocupacional de cada trabajador, no su detalle clínico. Según el artículo 102 del Reglamento, en el texto del DS 001-2021-TR, los resultados del examen los informa al trabajador únicamente el médico de la vigilancia de la salud, con un informe escrito y firmado, y al empleador le informa «únicamente las condiciones generales del estado de salud colectiva» de sus trabajadores, para diseñar medidas de prevención. El artículo 71 b) de la Ley 29783 establece que los resultados son confidenciales y no pueden usarse para discriminar al trabajador en ninguna circunstancia, y que incumplir ese deber expone al empleador a las acciones administrativas y judiciales a que dé lugar.

El artículo 36 del Reglamento completa la regla: los trabajadores y los representantes sindicales tienen derecho a consultar los registros del sistema de gestión, salvo la información relativa a la salud del trabajador, que solo es accesible con su autorización escrita.

Lo que guarda la clínica: la historia clínica del trabajador

La clínica que hace el examen es una IPRESS (institución prestadora de servicios de salud) y abre una historia clínica a cada trabajador que atiende. Su conservación la regula la NTS N.° 139-MINSA/2018/DGAIN, Norma Técnica de Salud para la Gestión de la Historia Clínica, aprobada por la RM 214-2018/MINSA y de aplicación en todos los establecimientos de salud públicos, privados y mixtos.

Archivo activo: 5 años. Guarda las historias de quienes recibieron una atención en los últimos cinco años. Cuando una historia no se ha solicitado por más de cinco años, contados desde la última atención, pasa al archivo pasivo (numeral 4.3.2).
Archivo pasivo: 15 años. Las historias permanecen ahí quince años contados desde su traslado; después se transfieren al órgano de administración de archivos de la institución, que propone su eliminación ante el Archivo General de la Nación o su conservación (numerales 4.3.2 y 5.3.1). Si el trabajador vuelve a atenderse, su historia regresa al archivo activo con la misma identificación.
En total, 20 años desde la última atención, sumando la etapa activa y la pasiva (numeral 5.3.1).
Cáncer ocupacional: 40 años como mínimo, en un archivo especial con mayores medidas de seguridad (numerales 4.3.1 y 5.3.1). Lo detallamos más abajo.

La norma admite la historia clínica electrónica: una IPRESS con un sistema de información de historias clínicas que cumpla los requisitos de seguridad, confidencialidad, disponibilidad, integridad y autenticidad, con la firma de los profesionales de la salud en cada acto y la firma digital o electrónica de los usuarios, puede quedar exonerada de imprimir los formatos de atención y de mantener la historia manuscrita (numeral 4.3.3).

En minería: la historia se archiva en el centro médico que hizo el examen

El artículo 123 del DS 024-2016-EM dispone que la historia médica ocupacional de cada trabajador minero se registre y archive en el centro médico autorizado donde se realizó el examen, de acuerdo con la norma técnica de la historia clínica, y que se envíen copias digitales o físicas, para fines de gestión, al médico responsable del servicio de salud ocupacional de la unidad minera. El artículo cita la RM 597-2006/MINSA, que la RM 214-2018/MINSA derogó al aprobar la NTS 139, y prevé expresamente que apliquen «las normas que los sustituyan». Más sobre el examen médico ocupacional para minería.

Lo que custodia el médico ocupacional: 40 años

La RM 312-2011/MINSA, que fija los protocolos del examen médico ocupacional, regula también la vigilancia de la salud de los trabajadores y dice en su numeral 6.6.6: «La documentación de la Vigilancia de la Salud de los Trabajadores debe de permanecer en custodia del Médico Ocupacional, y se debe informar a la empresa las conclusiones necesarias para la toma de medidas preventivas, y de ninguna manera se usará en contra del trabajador o para fines administrativos de orden laboral. Las Evaluaciones Médico Ocupacional deberán ser conservadas durante 40 años».

El plazo vale para todas las evaluaciones, no solo para las de trabajadores expuestos a agentes cancerígenos, y el custodio es el médico ocupacional, no la empresa. El numeral 6.7.6 precisa cómo: los datos de salud se consignan en expedientes personales y confidenciales, que deberían incluir también las tareas realizadas por el trabajador, su exposición a los riesgos del puesto y los resultados de toda evaluación; el acceso a la información médica confidencial se limita al personal médico, y los datos personales sobre el estado de salud solo deberían comunicarse a terceros previo consentimiento informado del trabajador.

El numeral 6.6.3 añade que el contenido de las evaluaciones es competencia del médico ocupacional, de la autoridad de salud y del trabajador, para garantizar la reserva frente a toda indagación discriminatoria.

Trabajadores expuestos a agentes cancerígenos: 40 años como mínimo

La NTS 139 excluye del plazo general de 20 años a las historias clínicas con riesgo ocupacional por agentes cancerígenos, las de los «pacientes con cáncer ocupacional»: se conservan un mínimo de 40 años después de terminada la exposición y forman parte del archivo especial de historias clínicas, custodiado con mayores medidas de seguridad, y quedan fuera del plazo de 20 años con el que se proponen las eliminaciones (numerales 4.3.1 y 5.3.1). Para ese plazo la norma remite a los artículos 19 y 20 del DS 039-93-PCM, Reglamento de Prevención y Control de Cáncer Profesional, que obligan a mantener la custodia por un mínimo de 40 años.

No encontramos el texto del DS 039-93-PCM en una fuente oficial en línea, así que lo citamos tal como lo cita la NTS 139. En la práctica, el plazo coincide con los 40 años que la RM 312-2011/MINSA pide para toda evaluación médico ocupacional en custodia del médico ocupacional.

Según el resumen que hace la Comisión de Expertos de la OIT de ese reglamento, al examinar la aplicación del Convenio 139 en el Perú, esa obligación recae en el empleador: el artículo 20 le exige conservar las historias clínicas de los trabajadores durante al menos 40 años tras el fin de la exposición a agentes cancerígenos y tenerlas a disposición del Instituto Nacional de Salud.

Qué recibe cada uno y cómo se pide una copia

El artículo 102 del DS 005-2012-TR, en el texto del DS 001-2021-TR, reparte la información así:

Quién	Qué recibe	Norma
El trabajador	Un informe escrito y firmado por el médico de la vigilancia de la salud con los resultados completos del examen según el protocolo y, además, el certificado de aptitud en el examen pre ocupacional y en el periódico, o el informe médico ocupacional en el de retiro	DS 005-2012-TR, artículo 102
La empresa	Únicamente las condiciones generales del estado de salud colectiva de sus trabajadores, para diseñar medidas de prevención, y las conclusiones necesarias para tomar medidas preventivas	DS 005-2012-TR, artículo 102; RM 312-2011/MINSA, 6.6.6

El empleador necesita saber si el trabajador es apto para el puesto, y la RM 312-2011/MINSA admite comunicar datos de salud a terceros con el consentimiento informado del trabajador (numeral 6.7.6). Por eso, con el consentimiento informado que firma el trabajador, la empresa recibe una copia del certificado de aptitud con la aptitud y las restricciones, sin diagnósticos: lo explicamos en qué es el CAMO.

Cómo pide el trabajador una copia de su historia clínica

Tiene derecho a ella. El artículo 29 de la Ley 26842, Ley General de Salud, obliga al médico a proporcionar copia de la historia clínica al paciente, o a su representante, cuando la solicite; el interesado asume el costo del pedido. El DS 001-2021-TR remite expresamente a esa ley para la entrega de los resultados de los exámenes médicos.
Se pide a la clínica que hizo el examen, que es quien custodia la historia. La NTS 139 obliga a las IPRESS a entregar copia autenticada de la historia clínica cuando la pide el usuario o su representante legal, en un plazo máximo de 5 días, con el costo de reproducción a cargo del interesado; si se necesita en menos de 48 horas, hay que sustentarlo en la solicitud (numeral 4.2.14).
Nadie más la recibe sin su autorización. Para entregar información de la historia a terceros, la IPRESS necesita la autorización expresa y por escrito del paciente o de su representante legal, con el nombre de quien la pide, el propósito y el alcance de la información; la excepción es la información que la ley obliga a entregar, como la que pide la autoridad judicial (NTS 139, numeral 5.3.1, apartado 8). La RM 312-2011/MINSA dice lo mismo del expediente del médico ocupacional (numeral 6.7.6), y el artículo 36 del DS 005-2012-TR, del registro del empleador.

En el examen de retiro, lo que recibe el trabajador es el informe médico ocupacional (artículo 102). Cuándo es obligatorio y qué plazo tiene lo explicamos en la página del examen médico de retiro.

Si la empresa cambia de clínica

La historia clínica no se traslada con el contrato: se queda en la IPRESS que atendió al trabajador, que debe conservarla sus 20 años (NTS 139). En minería, el DS 024-2016-EM lo dice de forma expresa: la historia se archiva en el centro médico donde se hizo el examen (artículo 123). Lo que sí puede viajar es una copia, a pedido del trabajador o con su autorización escrita. La RM 312-2011/MINSA prevé un caso concreto: en los contratos temporales de corta duración, el servicio de salud ocupacional que atiende al trabajador puede pedir, previa autorización del trabajador, copia de sus exámenes «con tres (03) meses de antigüedad» al servicio que lo atendió por última vez, y solo para el examen pre ocupacional (numeral 6.4.3 d).

Cómo lo hace Prevecón

Historia clínica ocupacional en digital. Custodiamos la HCO de cada trabajador en formato digital, con control y trazabilidad de accesos, conforme a la NTS 139: 5 años en archivo activo y 15 en archivo pasivo, y 40 años como mínimo si hay exposición a agentes cancerígenos.
Resultados en menos de 12 horas. Al terminar el examen entregamos el CAMO, el IMO y la actualización de la historia clínica ocupacional en menos de 12 horas, en PDF firmado digitalmente con código de verificación.
Lo que recibe cada uno. El trabajador recibe su CAMO y sus resultados, y puede pedirlos por el WhatsApp de la Clínica, +51 980 162 568, opción «Resultados». Con el consentimiento informado que firma, su empresa recibe una copia del CAMO con la aptitud y las restricciones, sin diagnósticos, y con cada EMO la documentación para su registro de exámenes médicos ocupacionales. La historia clínica la custodia el médico ocupacional.
Comparación en el examen periódico. Como conservamos la historia clínica ocupacional de cada trabajador, en el examen médico periódico comparamos cada resultado con los anteriores.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa el registro de exámenes médicos ocupacionales?: Cinco años posteriores al suceso. El artículo 35 del DS 005-2012-TR fija 20 años para el registro de enfermedades ocupacionales, 10 para los de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos y 5 para «los demás registros», entre ellos el de exámenes médicos ocupacionales (artículo 33 b). Los eventos de los últimos 12 meses van en un archivo activo y después en un archivo pasivo, en medios físicos o digitales.
¿Cuánto tiempo guarda la clínica la historia clínica del trabajador?: Veinte años desde la última atención, según la NTS N.° 139-MINSA/2018/DGAIN: cinco en archivo activo y quince en archivo pasivo. Después, la historia se transfiere al órgano de administración de archivos, que propone su eliminación ante el Archivo General de la Nación o su conservación. Si el trabajador vuelve a atenderse, su historia regresa al archivo activo.
¿Qué pasa con los trabajadores expuestos a agentes cancerígenos?: Su historia clínica se conserva un mínimo de 40 años después de terminada la exposición, en el archivo especial de la clínica y con mayores medidas de seguridad (NTS 139, numerales 4.3.1 y 5.3.1, que remiten a los artículos 19 y 20 del DS 039-93-PCM). Además, la RM 312-2011/MINSA pide conservar 40 años toda evaluación médico ocupacional en custodia del médico ocupacional (numeral 6.6.6).
¿Puede el trabajador pedir su historia clínica? ¿A quién?: Sí. El artículo 29 de la Ley 26842 obliga al médico a darle copia de su historia clínica cuando la solicite, a su costo. Se pide a la clínica que hizo el examen: la NTS 139 obliga a las IPRESS a entregar copia autenticada en un plazo máximo de cinco días (numeral 4.2.14). La clínica no entrega esa información a terceros, incluido su empleador, sin su autorización expresa y por escrito (NTS 139, numeral 5.3.1, apartado 8; RM 312-2011/MINSA, numeral 6.7.6).
¿Qué recibe la empresa y qué no?: Según el artículo 102 del DS 005-2012-TR (texto del DS 001-2021-TR), el médico informa al empleador únicamente las condiciones generales del estado de salud colectiva de los trabajadores; el informe con los resultados completos y el certificado de aptitud (o el informe médico ocupacional en el retiro) los recibe el trabajador. Los resultados son confidenciales y no pueden usarse para discriminar (artículo 71 b) de la Ley 29783). Con el consentimiento informado que firma el trabajador, la empresa recibe una copia del CAMO con la aptitud y las restricciones, sin diagnósticos.
¿Qué pasa con la historia clínica si la empresa cambia de clínica?: Se queda en la clínica que atendió al trabajador, que debe conservarla sus 20 años (NTS 139); en minería, el artículo 123 del DS 024-2016-EM manda archivarla en el centro médico donde se hizo el examen. El trabajador puede pedir copia (artículo 29 de la Ley 26842) o autorizar por escrito que se entregue a la nueva clínica. La RM 312-2011/MINSA prevé, para contratos temporales de corta duración, que el nuevo servicio pida copia del examen pre ocupacional al anterior con autorización del trabajador (numeral 6.4.3 d).
¿Qué revisa SUNAFIL sobre el registro de exámenes médicos ocupacionales?: Que exista y esté al día: es uno de los registros obligatorios del sistema de gestión (artículo 33 b) del DS 005-2012-TR). Para su exhibición en una inspección, el artículo 35 pide un archivo activo con los eventos de los últimos 12 meses y un archivo pasivo con los plazos de conservación; si la inspección pide información anterior a esos 12 meses, debe dar un plazo razonable para presentarla. El artículo 28 de la Ley 29783 exige que los registros estén actualizados y a disposición de la autoridad, respetando la confidencialidad.

Qué es el examen médico ocupacional y qué pruebas lleva lo explicamos en la guía sobre qué es el EMO; qué registros exige la norma, en la guía de la Ley 29783.

Fuentes

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